Rabobank 125 jaar medewerkersfeest bij Jaarbeurs Utrecht Evenementenlocatie

Rabobank organiseert festival voor 10.000 man bij Jaarbeurs

Een compleet evenement voor 10.000 medewerkers organiseren in ongeveer drie weken tijd. Onmogelijk, zou je zeggen. En toch deed Rabobank het. Ter ere van het 125-jarig bestaan werd alles uit de kast getrokken voor een immens groot feest bij Koninklijke Jaarbeurs. Hoe ze dit klaarspeelden in zo’n korte tijd? Eventmanager bij de Rabobank, Hester Wilms onthult: ‘Wederzijds vertrouwen in elkaar.’

‘Twee keer eerder hebben we een medewerkersfestival bij Rabobank georganiseerd. We hebben daarbij een vast concept, wat we samen met ons evenementenbureau HDVP Events uitwerken,’ zegt Hester Wilms, Eventmanager. ‘Het festival vindt plaats op onze eigen campus met acts van onze eigen medewerkers. Ook staan wij zelf achter de bar. Dit jaar wilden we het 125-jarig bestaan vieren met het medewerkersfestival.’ 

Met nog maar een paar weken op de teller, was het festival praktisch in kannen en kruiken. Tot het moment van de kaartverkoop. Paul van Stempvoort, eigenaar van HDVP Events: ‘Binnen een half uur waren alle vierduizend kaarten al uitverkocht! Er was zoveel animo voor, iedereen wilde het 125 -jarig bestaan van Rabobank vieren, we moesten een alternatief bedenken.’
 

Gezamenlijk drang om iets moois neer te zetten

Er werden lijntjes uitgegooid bij Jaarbeurs en wonder boven wonder bleek die datum nog vrij. Vanaf dat moment draaide het kernteam, dat bestond uit Hester, Paul, Jan van den Elshout en meerdere vrijwillige Rabobank collega’s enerzijds en partijen Dutch Matters, Boozed, The Food line-up, AVEX en uiteraard de Jaarbeurs anderzijds, werkdagen van wel 13 uur per dag. En dan nog werd het aanpoten. Maar ondanks de deadline die zwaar op iedereens schouder drukte, twijfelde niemand. Zowel Jaarbeurs als Rabobank, HDVP Events en de overige partijen niet.

Hester: ‘We hadden echt vertrouwen in elkaar. Er is geen tijd om alles te bespreken of ergens lang bij stil te staan. Natuurlijk zijn we ook op het punt gekomen dat we elkaar aankeken en dachten: gaat dit wel lukken? Toch bleef iedereen rustig en had er vertrouwen in.’

Rabobank 125 jaar medewerkersfeest bij Jaarbeurs Utrecht Evenementenlocatie

Meedenken

Paul krijgt een glimlach en zegt: ‘Er hing zo’n ontzettende drive in het team om iets vets neer te zetten. En onze contactpersonen bij Jaarbeurs, Jasper en Hidde, pakten zaken super productief op. Zonder hen was het niet gelukt. Zij organiseren zóveel achter de schermen, zonder dat wij er eigenlijk weet van hebben, zodat wij kunnen doen wat we willen.’

Hester blikt terug op de samenwerking met Jaarbeurs: ‘Hun team denkt fijn mee en weet wanneer ze moeten helpen. Zo kreeg ik bijvoorbeeld een huurovereenkomst met juridische begrippen. Jasper nam de tijd en loodste me er perfect doorheen. Op dat soort momenten merk je dat je met een kundig team te maken hebt.’ 

Ultiem gevoel

En dan is het zover na drie weken kei- en keihard werken. Wie op 14 december in de buurt van Jaarbeurs was, kan het niet ontgaan zijn. Paul: ‘Drie kwartier lang liep er een lint van 10.000 mensen van Rabobank naar Jaarbeurs voor het festival. Dat was zo gaaf om te zien!’ 

Op de vraag hoe ze terugkijken op de dag, beginnen ze te stralen. Paul: ‘Het was gekkigheid. Iedereen uit de organisatie was zo trots als een pauw. De sfeer zat er enorm goed in. Hester vult aan: ‘Dit was het echt alleen mogelijk met de juiste mensen. Mensen die precies weten wat ze moeten doen en knopen durven door te hakken.’
 

Rabobank 125 jaar medewerkersfeest bij Jaarbeurs Utrecht Evenementenlocatie

Snel schakelen en handelen

Ze doelt daarbij onder andere het enige stressmoment van de avond. Door een storing in het IT-systeem van de leverancier van de lockers, deden ze het niet. Paul voegt toe: ‘Mensen kregen daardoor het kluisje niet open. Maar er was wel een toestroom van 10.000 man. Jaarbeurs constateerde snel het probleem en ging op zoek naar een oplossing.

Ze hebben een strak communicatieschema. Het juiste poppetje heeft een portofoon en er werd vlot gecommuniceerd. Er bleken een paar garderobes niet in gebruik, die konden we inzetten. En overal werd personeel vandaan gehaald om deze te bemannen. Dat zijn een paar roepjes in de porto geweest. Het was een stressmoment, maar hoe dit opgelost werd, was top.’ 
 

Rabobank 125 jaar medewerkersfeest bij Jaarbeurs Utrecht Evenementenlocatie

Wederzijds vertrouwen

Paul en Hester kijken enthousiast terug op het festival. Hester: ‘Het was fantastisch om dit te doen. Ik organiseer al 20 jaar evenementen, maar dit was echt by far de grootste. En op de lockers na, ging alles goed. Dat kwam echt door wederzijds vertrouwen in elkaar. Het laat me echt beseffen: als je vertrouwen hebt dat het goed komt, waarom doen we dan soms 2 jaar over het ontwikkelen van een product, terwijl we zoiets groots in drie weken tijd kunnen?’
 

Rabobank 125 jaar medewerkersfeest bij Jaarbeurs Utrecht Evenementenlocatie

Facts & Figures

Aantal bezoekers/deelnemers: 10.000 
Bezoekers/deelnemers komen uit: heel Nederland 
Gebruikte locatie + sessiezalen: Hal 7,8,9 en 10
Doel van de bijeenkomst: 125-jarig bestaan vieren 
Bijzonder element: binnen 3 weken georganiseerd 

Jannemarije Spruitenburg

Ook een groot evenement organiseren bij Jaarbeurs?

Account- en eventmanager Jannemarije

Heb jij een gaaf idee voor een evenement of beurs? Wij hebben de ruimte, kennis en passie voor jouw evenement. Ik vertel je graag meer over alle mogelijkheden in onze evenementenlocatie in Utrecht.

eec@jaarbeurs.nl  +31(0)30 295 5023 

Cases

Trading Card Games Jaarbeurs
Case

Waarom Jaarbeurs is uitgegroeid tot dé hotspot voor Trading Card Games

Utrecht en Koninklijke Jaarbeurs zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Want wie Utrecht zegt, zegt Jaarbeurs. En andersom. Tegenwoordig hebben ze nog een gemene deler, want samen hebben ze zich ontpopt tot een mekka voor liefhebbers van Trading Card Games (TCG). Vanuit alle hoeken van de wereld komen TCG-fans naar Jaarbeurs om kaartspellen van onder andere One Piece, Pokémon, Magic the Gathering en Yu-Gi-Oh! te spelen.
Lees meer
Rabobank 125 jaar medewerkersfeest bij Jaarbeurs Utrecht Evenementenlocatie
Case

Rabobank organiseert festival voor 10.000 man bij Jaarbeurs

Een compleet evenement voor 10.000 medewerkers organiseren in ongeveer drie weken tijd. Onmogelijk, zou je zeggen. En toch deed Rabobank het. Ter ere van het 125-jarig bestaan werd alles uit de kast getrokken voor een immens groot feest bij Koninklijke Jaarbeurs. Hoe ze dit klaarspeelden in zo’n korte tijd? Eventmanager bij de Rabobank, Hester Wilms onthult: ‘Wederzijds vertrouwen in elkaar.
Lees meer
PTG
Case

PTG/e kiest voor Jaarbeurs als vaste opleidingslocatie

Van ‘incidenteel’ een vergaderruimte huren bij Koninklijke Jaarbeurs naar 25 dagen per jaar een vaste zaal om postacademische cursussen te geven. Polymer Technology Group Eindhoven (PTG/e BV) heeft sinds een jaar ‘een nieuwe strategische plek’ gevonden bij het vergadercentrum Jaarbeurs MeetUp in het Beatrixgebouw in Utrecht. Tijd voor een evaluatie. Waarom kiest deze onderzoeks- en kennispartner specifiek voor Jaarbeurs en wat maakt het een geschikte locatie voor hun opleidingen?
Lees meer
Vilans testimonial zorgcongres bij Jaarbeurs Beatrix Theater
Case

Klant aan het woord: Vilans over succesvol samenwerken tijdens hun congres bij Jaarbeurs

Bij Jaarbeurs streven we ernaar om elke samenwerking tot een succes te maken. Daarom zijn we trots om een nieuwe testimonial video te presenteren waarin Vilans, expertisecentrum voor langdurige zorg, hun ervaring deelt over het organiseren van hun congres in ons Beatrix Theater. Bekijk het interview en ontdek wat Vilans te zeggen heeft over onze locatie, faciliteiten en ondersteuning tijdens het organiseren van hun congres.
Lees meer
Vakbeurs Openbare Ruimte
Case

Jaarbeurs en Vakbeurs Openbare Ruimte: samen naar succes

Verdubbeld in oppervlakte. Dát gebeurde er toen ExpoProof besloot om de Vakbeurs Openbare Ruimte te verplaatsen naar de hallen van Koninklijke Jaarbeurs. Wat volgt is een nauwe samenwerking waar ‘begrip voor elkaars situatie’ de boventoon voert. Marcel Beelen, COO ExpoProof, vertelt er meer over.
Lees meer
Geheugenpolidag
Case

Kracht van vertrouwdheid: Jaarbeurs als gastheer van Geheugenpolidag

‘Dit voelt weer als thuiskomen’ zegt Ellis Verpoort, projectmanager van Congress Care, als ze weer bij Koninklijke Jaarbeurs binnenstapt. Sinds een paar jaar organiseert Congress Care in opdracht van Nederlands Geheugenpoli Netwerk (NGN) elk jaar in de eerste week van november, de Geheugenpolidag bij Jaarbeurs. Ze is nog steeds blij met de keuze voor de congreslocatie in Utrecht.
Lees meer