hero

Een congreslocatie kiezen voor je evenement (checklist)

Een congres, symposium of ander zakelijk evenement organiseren doe je niet zomaar. Een goede eventorganisatie betekent een doordacht plan hebben en veel keuzes maken. Denk aan de sprekers, de marketing, de leveranciers, het programma, noem maar op. Maar het begint allemaal met de keuze voor de juiste congreslocatie. De juiste locatie versterkt je event en kan de doorslag geven om wel of niet te komen. Met deze checklist weet je waar je op moet letten. 

De acht belangrijkste punten om een congreslocatie te kiezen:

  1. Capaciteit en indeling
  2. Omgeving
  3. Bereikbaarheid
  4. Technische faciliteiten
  5. Personeel en vast contactpersoon
  6. Catering
  7. Overnachting
  8. Imago en originaliteit

1. Capaciteit en indeling

Als eerste wil je natuurlijk zeker weten of de congreslocatie de juiste capaciteit aan kan. Een congres kent verschillende groottes én kan onverwachts flink opschalen. Het is dus verstandig om te weten wat je opties qua capaciteit zijn. 

Naast de hoeveelheid gasten is ook de indeling belangrijk. Misschien heeft jouw congres wel meerdere subsessies die tegelijkertijd bezig zijn. Je wil dan meerdere ruimtes huren met genoeg capaciteit voor elke sessie. En niet onbelangrijk: geluidsdichtheid van elkaar. 

capaciteit supernova

2. Omgeving

Wat voor omgeving zou ideaal zijn voor jouw evenement? Wil je een stadse omgeving met grote bedrijfsgebouwen om je heen of gaat je voorkeur naar een afgelegen plek op een boerderij? Wil je dichtbij het gezellige centrum zitten en veel restaurants in de buurt hebben? Of kies je voor de moderne zakelijke uitstraling van een druk bedrijventerrein? De keuze voor de omgeving is niet alleen belangrijk voor de uitstraling van het evenement, maar ook voor de faciliteiten die beschikbaar zijn in de omgeving. Houd er rekening mee dat de omgeving ook in relatie staat met het volgende punt: bereikbaarheid

jaarbeurs omgeving

3. Bereikbaarheid

De een komt met de fiets, de ander met het openbaar vervoer of reist met de auto. Hoe reist jouw doelgroep en waar komen ze vandaan? Komen mensen uit alle hoeken van het land, dan is een locatie in het midden van Nederland wel zo prettig. En al helemaal als het makkelijk te bereiken is met het OV en auto. Check daarnaast ook de parkeergelegenheid. Het zou jammer zijn als de gasten aan het einde van het congres merken dat hun auto is weggesleept omdat ze in de verkeerde straat stonden geparkeerd.

4. Technische faciliteiten

Qua faciliteiten wil je een paar punten extra goed checken. Techniek is zo’n punt: worden er presentaties gegeven met behulp van een scherm? Mogen er vragen gesteld worden tussendoor en heb je een loopmicrofoon nodig? Je moet er zeker van zijn dat je de meest moderne techniek huurt én die je Plug & Play kunt gebruiken. Je wil namelijk voorkomen dat een zaal vol met mensen moet wachten tot het scherm eindelijk aan gaat. Daarnaast is het fijn om te weten dat je te maken hebt met ervaren technici. Deze mensen weten wat ze moeten doen, kunnen je goed adviseren en eventueel snel schakelen bij onverwachte wendingen. 


“Je moet er zeker van zijn dat je een ruimte Plug & Play kunt gebruiken” 
 

Plug&Play

5. Personeel en een vast contactpersoon

Het organiseren van alles rondom het congres is al stressvol genoeg. Laat staan personeel. Wanneer de congreslocatie zelf personeel regelt om jouw taken gemakkelijk te maken, scheelt dat je een hoop werk. Krijg je daarnaast een vast contactpersoon die je helpt met al jouw vragen? Iemand die met goede ideeën komt om jouw congres nog geslaagder te maken? Met een goede event support van de locatie loopt een congres soepeler. Er loopt altijd wel iets anders dan gepland, een contactpersoon kan daar op inspelen of meedenken. En dat geeft jou een hoop rust.  

6. Catering

Om te voorkomen dat iedereen tijdens de pauze wegglipt naar de dichtstbijzijnde cafetaria, is goede catering een must. Dit is niet bij elke locatie het geval. Sterker nog, soms moet je hier zelf voor zorgen. Check dus altijd goed of je gebruik kunt maken van de catering. En zo ja: voldoet de kwaliteit aan jouw standaard? Daarnaast, wat wordt er zoal geserveerd? Worden er verschillende opties aangeboden? En zijn er ook alternatieven voor mensen met specifieke eisen (denk aan vegetarisch of glutenvrij)? Check van tevoren of je inspraak hebt in de catering en of de locatie bereid is mee te denken. Zo maak je hapjes en drankjes écht onderdeel van je event. 

“De juiste hapjes en drankjes versterken de sfeer op het congres”

catering

7. Overnachting

Misschien duurt het congres wel meerdere dagen, of heb je bezoekers die van veraf komen. In dat geval wil je zeker weten dat er overnachtingsmogelijkheden zijn in de omgeving.
Vaak geven locaties dit wel aan op hun website, maar het is altijd goed om hier nog naar te vragen. Soms maken ze namelijk afspraken met hotels, zodat de gasten gemakkelijk een hotel kunnen boeken om te verblijven. 
 

8. Imago en originaliteit

Dit laatste punt wordt vaak over het hoofd gezien. Toch is het cruciaal als je de juiste doelgroep wil aantrekken. Het imago van de congreslocatie wordt namelijk geassocieerd met jouw organisatie. Je wil dus zeker weten dat je jouw congres organiseert bij een locatie die past bij jouw eigen merk. Wil je bijvoorbeeld een zakelijk imago uitstralen? Dan sluit een moderne en stadse locatie veel beter aan dan een oud kloostergebouw. Is een onderwerp als duurzaamheid steeds meer aan de orde binnen jouw organisatie? Dan kan het ook slim zijn om te kijken hoe de eventlocatie hiermee omgaat. 

Fleur van den Berg

Op zoek naar een congreslocatie in Utrecht?

Accountmanager Fleur

Meer weten over de congreszalen van Jaarbeurs? Neem contact met mij op voor alle mogelijkheden. Of kom langs en ervaar zelf de vele mogelijkheden van onze congreslocaties.

events@jaarbeurs.nl  +31(0)30 295 58 81

Blogs

corry1
Blog

Behind the scenes at Royal Jaarbeurs with Corry Neggers, account manager for congresses & healthcare champion

Royal Jaarbeurs, the friendly, sustainable, and innovative host for events in the Netherlands and beyond. A place where people come to meet, learn, grow and inspire each other. Now it’s our pleasure to share what's happening at Royal Jaarbeurs and how we approach things by introducing our most valuable asset: our people. Here today, Corry Neggers talks about her work as an account manager for congresses at Royal Jaarbeurs and her role as a healthcare champion.
Read more
ASOT Armin van Buuren dance event locatie jaarbeurs utrecht
Blog

Organising the world’s biggest trance event requires enormous focus

Around 55,000 visitors; tens of millions of viewers and listeners worldwide via the live stream; five different stages; amazing laser shows. Utrecht was briefly the international hub of trance music in early March. Royal Jaarbeurs had the honour of hosting the world’s biggest trance event: the 1000th edition of A State of Trance (ASOT), the show of Dutch pride and top DJ Armin van Buuren.
Read more
La Vuelta bij Jaarbeurs groene karavaan - duurzaam event Sprinting towards sustainability
Blog

How we made our sustainable ambition a reality during La Vuelta Holanda 2022

Last year, Royal Jaarbeurs had the honour of being the official start location of the first stage of the team time trial during La Vuelta Holanda 2022. We were proud to host such a fantastic event and all the more so because, like us, La Vuelta Holanda attaches great importance to being eco-friendly. And that helped us sprint forward in a sustainable way together.
Read more