12

Een event organiseren? Uit deze 6 doelstellingen en sfeermakers kun je kiezen

Wat is nu een goed event? Alles staat of valt met de voorbereiding. En vergis je niet: er komt heel wat bij kijken. Denk daarbij aan het vinden van een locatie, het samenstellen van een programma, het strikken van sprekers, etc. En wie denkt weg te komen met drie statafels en wat bitterballen, begaat een grote vergissing. Maar eigenlijk zijn we al een stap te ver. Een evenement begint namelijk met een (goed) idee en een concreet doel voor ogen.

Stel, je gaat een event organiseren bij ons in Jaarbeurs. Een van de eerste vragen die je dan ook voorgeschoteld krijgt, is: "Wat wil je met dit event bereiken?"

Met andere woorden: wat is de doelstelling van je event? Je doel bepaalt namelijk álles. De locatie, de catering, de aankleding, de verlichting en zelfs de kleuren en geuren. Bepaal als eerst je doelstelling, dan wijst de rest zich vanzelf.

evenement organiseren

6 doelstellingen voor succesvolle events

Events zijn bij uitstek hét middel om gedrag te beïnvloeden. Zo kun je mensen kennis laten maken met en enthousiast krijgen voor je merk, organisatie, product en/of dienst. Je kunt jezelf echt op de kaart zetten, als autoriteit en thought leader bijvoorbeeld.
Door je producten en diensten te koppelen aan de beleving, creëer je ook meerwaarde. Er gaat nu eenmaal niets boven het live moment. Pak je dat effectief aan, dan kun je zelfs een blijvende (positieve) indruk achterlaten.

Er zijn honderden, dan wel duizenden doelen voor een event. Maar kijk je met een overkoepelende blik, dan zijn er zes thema’s te ontdekken:

  1. Imago versterken
  2. Mensen motiveren
  3. Relaties beheren
  4. Teambuilding
  5. Draagvlak creëren
  6. Kennis delen

 

“People do not buy goods and services. They buy relations, stories, and magic.” Seth Godin

 

Elke doelstelling vraagt om haar beurt weer om een specifieke aanpak. Om het gesprek van de dag te worden zul je moeten proberen om zoveel mogelijk, dan wel alle, zintuigen te prikkelen. Iets zien, horen, ruiken, proeven én voelen kan voor een intense beleving zorgen, die vervolgens in het geheugen wordt gegrift. En dat is natuurlijk je uiteindelijke doel: het bezorgen van een onvergetelijke ervaring.

Fitfair Jaarbeurs

Juiste handvatten

Welke keuzes heb je dan? We geven je per doel een aantal handvatten. Want nee, niet elk event vraagt om champagne en confetti. Een (onvergetelijke) ervaring is wellicht ook het kweken van begrip voor een lastige situatie. Een ‘moeilijk gesprek’ is een ‘succes’ te noemen als de betrokkenen het gevoel hebben dat ze gezien en gehoord worden. Een creatieve brainstormsessie is geslaagd als iedereen weer geïnspireerd naar huis gaat.

Elke doelstelling vraagt om een andere aanpak. Soms is dit voor de hand liggend – je serveert bijvoorbeeld geen vrolijk versierde cupcakes bij een slechtnieuwsgesprek. Of je huurt geen theaterzaal als je een brainstormsessie met twintig mensen gaat doen. Andere beslissingen zijn misschien wat lastiger: heb je nou wel of niet die vergaderruimte met technische snufjes nodig als je ‘alleen’ een Powerpointpresentatie geeft? Het wordt een stuk gemakkelijker als je eerst je doel bepaalt.

Elke doelstelling heeft een paar handvatten die het makkelijker maken om de beste keuzes te maken. Tijd om na te
denken over het creëren van de perfecte setting.

Gebruik de volgende handvatten om op basis van jouw doel de juiste setting neer te zetten:

  • Welke sfeer wil ik creëren?
  • Welke kleuren kan ik gebruiken?
  • Wat serveren we daarbij (catering)?
  • Welke opstelling & techniek is daarbij nodig?
  • Wat is het resultaat?

1. Imago versterken

Wil je graag dat je gasten na jouw event de echte WOW-factor van jouw merk hebben gezien? Zodat ze onder de indruk zijn van jouw product, plan of organisatie? Denk aan een pitch, productiepresentatie, een diner of een awarduitreiking. Denk dan aan de volgende handvatten en zorg dat je top of mind blijft:

  • Sfeer: ik laat zien wie ik ben en iedereen maakt het mee. Het is wat overdreven, maar ik val op en heb een verhaal.
  • Kleuren: zwart of paars. Dit wordt geassocieerd met een luxe uitstraling.
  • Catering: we eten uitzonderlijke hapjes.
  • Opstelling & techniek: de techniek staat voor alles. Elk detail heeft een functie. Het is een oase. Strak. Het is hier mooi!
  • Resultaat: ik word niet meer vergeten.
Evenementenlocatie organiseer je in Jaarbeurs Utrecht

    Rood is een goede kleur bij een kick-off event. Het zorgt voor focus en energie.

    Evenementenlocatie organiseer je in Jaarbeurs Utrecht

    2. Mensen motiveren

    Organiseer je een kick-off event of een pitch en wil je dat je deelnemers de zaal vol motivatie en positieve energie verlaten? Maak dan de volgende keuzes voor de juiste setting:

    • Sfeer: ik wil snelheid met mijn team. Uptempo. Geen slappe hap. De ruimte is mijn decor. Interactie staat centraal. Beweging!
    • Kleuren: de kleur rood stimuleert hartslag en bloeddruk. Het zorgt bovendien voor focus en energie.
    • Catering: we serveren sterke koffie en spicy gerechten. Spannende hapjes.
    • Opstelling en techniek: grote schermen met beeldpresentaties, opzwepende speeches en muziek.
    • Resultaat: we zitten op het puntje van onze stoel. Focus. Iedereen is vurig en energiek.

    3. Relaties beheren

    Gaat jouw event écht om de relaties versterken? Wil je elkaar in de ogen kijken en elkaar écht ontmoeten zoals bij een netwerkevent, een relatie- of fandag? Ga dan voor:

    • Sfeer: ik wil mijn relaties waarderen. Het gesprek staat centraal. Samen kijken we naar de toekomst. Mijn gasten zijn belangrijk.
    • Kleur: de kleur geel is zacht en het licht is als de lentemorgen (warm flatterend). Geel is stimuleert bovendien de concentratie en maakt ons nieuwsgierig.
    • Catering: bij de koffie zachte en romige petitfours. Kleine luxe hapjes die subtiel aan bod komen.
    • Opstelling & techniek: de omgeving voelt als een warme deken.
    • Resultaat: ik word niet afgeleid. Ik omarm mijn relaties.

    4. Teambuilding

    Gaat jouw event om saamhorigheid creëren, de collegialiteit bevorderen en samenwerken aan een doel? Dan doe je het volgende:

    • Sfeer: positief en open. Samen doen we het. Op een leuke en ongedwongen manier samenwerken, bijvoorbeeld aan een nieuwe strategie. Lachen. Delen.
    • Kleur: oranje staat voor warmte en voor het Nederlands elftal. Het stimuleert het gevoel van samenzijn.
    • Catering: oudhollands bittergarnituur, ongecompliceerde hapjes, share-food.
    • Opstelling & techniek: het is gezellig en informeel.
    • Resultaat: iedereen heeft er weer zin in. Alle neuzen staan dezelfde kant op.
    teambuilding events bij Jaarbeurs

    5. Draagvlak creëren

    Bij een goede company meeting, kick-off of pitch staan aan het eind van de dag alle neuzen dezelfde kant op. Hoe zorgt je dat je iedereen aan dezelfde kant krijgt? 

    • Sfeer: samen een oplossing bedenken. Iedereen wordt gehoord. Er is ruimte voor discussie. Respect.
    • Kleur: groen. Dit staat voor duurzaam, jeugdig en gezondheid. Groen creëert rust.
    • Catering: puur eten en drinken, biologisch en natuurlijk.
    • Opstelling en techniek: een ronde opstelling. Niemand kiest een kant. En iedereen is gelijkwaardig en doet mee.
    • Resultaat: mijn deelnemers staan open voor nieuwe ideeën.

    “Kennis overbrengen? Serveer verfrissende watertjes. Dat houdt de deelnemer scherp.”

    6. Kennis delen

    Is het doel van je event kennis delen? Zoals bij een wetenschappelijke conferentie, training, workshop of congres? Denk dan aan de volgende handvatten om de juiste sfeer te creëren: 

    • Sfeer: ik ga of laat zenden.
    • Kleur: blauw (daglicht). Blauw is een stabiele kleur en zorgt voor vertrouwen en verantwoordelijkheid.
    • Catering: verfrissende watertjes en licht, vezelrijk eten.
    • Opstelling en techniek: de spreker is uitgelicht en krijgt alle aandacht. Het is koel in de ruimte. Ik ben bij de les.
    • Resultaat: ik kan er weer tegenaan. Mijn deelnemers zijn geïnspireerd.
    Symposium_MondriaanFonds_AadHoogendoorn (37).jpg

    Welk type event?

    Met de juiste doelstelling op zak, wordt het ook makkelijker om te bepalen welk type event je gaat organiseren. Wordt het online, live of hybride? Als je bijvoorbeeld je imago wil versterken met een productlancering, dan is een online event waarschijnlijk niet de beste optie voor je. Maar een event waarbij je kennis wil delen, kan bijvoorbeeld wel weer online of in een hybride vorm.

    Moeite met keuzes maken bij je event?

    Nu je bekend bent met de verschillende doelstellingen en keuzes die je kunt maken, is het tijd voor actie! Hoe ziet jouw evenement er straks uit? Blijf je het lastig vinden? Laat ons je helpen. Onze accountmanagers zijn er om advies te geven of om samen met jou knopen door te hakken. Samen zorgen we voor een succesvol event.

    Blogs

    Nina van der Knaap WEY lid
    Blog

    Werken in de Wereld van Jaarbeurs; hoe is dat eigenlijk? Lid van personeelsvereniging vertelt

    Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. Ons sterkste punt? Onze mensen. Want samen zijn we Jaarbeurs. Elke dag zetten we ons in om te zorgen dat een bezoek aan onze locatie bijzonder wordt. Maar … hoe is het eigenlijk als je zelf in de Wereld van Jaarbeurs werkt? Zijn er voor medewerkers ook van die betoverende feestjes, evenementen en borrels? Nina van der Knaap (lid van personeelsvereniging WEY) vertelt er meer over.
    Lees meer
    Tom van der zwaag - medewerker Jaarbeurs
    Blog

    Jaarbeurs door de ogen van: Tom van der Zwaag

    Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. We vertellen je graag wat er bij Koninklijke Jaarbeurs speelt en hoe we dingen aanpakken. Hoe? Door kennis te maken met ons meest waardevolle bezit: onze mensen. Tom van der Zwaag is beursmanager Bouw & Installatie en verantwoordelijk voor de operationele uitvoering binnen de bouw- en installatiesector van Jaarbeurs.
    Lees meer
    Jaarbeurs congreslocatie Media Plaza Flame foyer
    Blog

    Zo organiseer je in ieder seizoen een geslaagd evenement

    Of het nou Pasen is, de zomervakantie of oud en nieuw. Het leven zit vol tradities en gewoontes. En dat is ook goed merkbaar in de evenementenbranche. In ieder seizoen zijn er elementen die jij in kunt zetten bij de organisatie van je bijeenkomst, om er een passende beleving van te maken. Bij Jaarbeurs hebben we hier al decennialang ervaring mee en daarom delen we graag onze expertise met jou!
    Lees meer
    Hong Jansen HR specialist artikel
    Blog

    Werken in de Wereld van Jaarbeurs; hoe is dat eigenlijk? HR vertelt

    Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. Ons sterkste punt? Onze mensen. Want samen zijn we Jaarbeurs. Elke dag zetten we ons in om te zorgen dat een bezoek aan onze locatie bijzonder wordt. Maar hoe is het eigenlijk als je zelf in de Wereld van Jaarbeurs werkt? Welke mogelijkheden krijg je als medewerker en hoe ziet het onboardingstraject eruit? Hong Jansen (HR Specialist) vertelt er meer over.
    Lees meer
    Jaarbeurs medewerker fotografie
    Blog

    Jaarbeurs door de ogen van: Martijn Harmelink

    Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. We vertellen je graag wat er bij Koninklijke Jaarbeurs speelt en de manier waarop we dingen aanpakken. Hoe? Door kennis te maken met ons meest waardevolle bezit: onze mensen. Martijn Harmelink is teamlead Logistiek & Cybersecurity en is onder andere verantwoordelijk voor het managen van de salesteams van de evenementen ICT & Logistiek, Logistica, Cybersec Europe & NL. 
    Lees meer
    Wielergala 2023
    Blog

    Oscaruitreiking voor het wielrennen bij Jaarbeurs

    In ons beurs- en congresgebouw is de rode loper uitgerold voor de wielerhelden van 2023. Bekende (oud)wielrenners als Annemiek van Vleuten, Demi Vollering en Tom Dumoulin schitteren samen met ruim 350 genodigden op het toneel van congreszaal de Polar voor hét eerste Nationale Wielergala in Utrecht. Wie gaat er vanavond naar huis met de felbegeerde trofee voor de wielrenner van het jaar?
    Lees meer