online event podcast studio webinar livestream

Samen sterk: Het geheim achter succesvolle (online) evenementen

Een event, webinar of congres organiseren vraagt veel tijd en planning. Daarom werken veel organisaties met een tussenpersoon om deze taken uit handen te nemen. Een van die bedrijven die dit soort zorgen overneemt, is SOLA Business Services B.V. Oprichtster Ingrid Solleveld organiseert jaarlijks frequent webinars bij Jaarbeurs Studio en vertelt hoe belangrijk een goede samenwerking is tussen de eventlocatie en organisator.  

‘Bij SOLA hebben we een diepgewortelde motivatie om bedrijven te helpen. Dat varieert van het organiseren van congressen tot ondersteunend werk. We zijn de motor van een bedrijf; we organiseren bijvoorbeeld webinars en ondersteunen daarnaast ook het secretariaat. We gaan niet zozeer over de inhoud, wel over het meedenken en de uitvoering. Omdat we zoveel uit handen nemen, is het fijn om bij de uitvoering met vaste partijen te werken. Dat schakelt snel.’ 

Jaarbeurs Studio online talkshow organiseren.jpg

Tijd voor iets professioneels

Op de vraag hoe ze terecht is gekomen bij Jaarbeurs Studio, blikt ze terug naar de coronaperiode: ‘Iedereen ging op zoek naar alternatieven. De grote webinars werden opgezet en we gingen via de digitale wereld verder.’ Ze noemt het een trial and error: ‘In het begin was dat lachen, ik heb alles voorbij zien komen. Mensen waarbij de microfoon niet aan staat, een hond die op de achtergrond blaft en een kaketoe die op een schouder meekijkt. Maar gaandeweg denk je toch: we moeten dit op een professionelere manier doen. Toen kwam ik in contact met Jaarbeurs Studio.’

"Gaandeweg denk je toch: we moeten dit op een professionelere manier doen. Toen kwam ik terecht bij Jaarbeurs Studio."

Elkaar goed aanvoelen

Inmiddels komt ze meerdere malen per jaar bij Jaarbeurs en kan ze, zoals ze zelf zegt, lezen en schrijven met de Utrechtse evenementenorganisatie. ‘Jaarbeurs is easy going. Het gaat gewoon makkelijk. Mijn accountmanager Bas voelt ons haarfijn aan. In het begin was het een ontdekkingstocht met elkaar; we zagen bijvoorbeeld elke keer verschillende mensen van de techniek. Ik heb dat aangegeven bij Bas. Het is bijzonder om te zien hoe hij omgaat met feedback, hij heeft dat goed opgepakt. We hebben nu altijd dezelfde contactpersonen. Zij weten hoe ik werk en wat ik belangrijk vind. Dit is top geregeld. Als ik aankom, ligt de sleutel klaar, kan ik naar binnen, zijn er voldoende microfoons en is de lunch geregeld. We weten wat we aan elkaar hebben en kunnen snel schakelen met z’n allen. Dat scheelt echt een hoop tijd.’    

We weten wat we aan elkaar hebben en kunnen snel schakelen met z’n allen.

Jaarbeurs Studio online talkshow organiseren.jpg

Mensenwerk

Ingrid moet ondertussen lachen, want ze denkt terug aan een moment waarop iedereen ineens letterlijk snel moest schakelen. ‘Een paar webinars geleden waren we bezig met een live opname en werd er ergens in het pand geboord. Niet gek natuurlijk, want iemand op de derde verdieping kan niet weten dat er beneden een opname bezig is. Het was machtig mooi om te zien hoe snel iedereen hierop anticipeerde. De techniek belde met Bas en hij ging er als een speer achteraan. Het was snel afgelopen. Soms gaan er nou eenmaal dingen anders dan gepland, maar áls dat gebeurt, dan wordt het gelijk opgepakt.’ 

Jaarbeurs Studio online talkshow organiseren.jpg

Meer bieden dan nodig

Ingrid heeft een intrinsieke behoefte om mensen te helpen. Ze ziet daarin een overeenkomst met Jaarbeurs. ‘Wij willen altijd een stapje beter zijn – de vraag voor zijn. Bij SOLA is het de standaardregel om op een dag bij minimaal één contact boven op onze standaard customer service een extra schepje premium service te geven. Gewoon door net wat extra aandacht te geven. Ik merk precies hetzelfde bij Jaarbeurs. Ze begrijpen hoe het werkt. En dat is echt niet bij elke evenementenlocatie zo. Ik ben gewoon een hele tevreden klant die plezier haalt uit het contact met de mensen van Jaarbeurs.’

Bas Sterrenburg

Ook een event organiseren in Jaarbeurs Studio

Bas Sterrenburg - Accountmanager online en hybride events

Meer weten over Jaarbeurs Studio? Ik vertel je graag meer over alle mogelijkheden!

events@jaarbeurs.nl  +31(0)30 295 58 81

Cases

SocialToday Event in Beatrix Theater
Case

Frankwatching SocialToday Event 2024: creatieve sessies in onze MeetUps

Hoe kan je een evenementenruimte voor je laten werken? Laila van der Linden, Eventmanager bij Frankwatching, vertelt hoe zij de MeetUp-locaties van het Beatrixgebouw complementeerde aan het Beatrix Theater tijdens het SocialToday Event 2024. ‘De locaties hebben echt bijgedragen aan het succes!’
Lees meer
Helen Dowling Instituut - benefietgala
Case

Helen Dowling Instituut organiseert benefietgala voor de derde keer in de Polarzaal

Centrale ligging, ruime parkeermogelijkheden en een zaal waar je werkelijk alle kanten mee uit kunt. Het Helen Dowling Instituut hield de afgelopen drie jaar haar benefietgala Aan Tafel Met in de Polarzaal van Jaarbeurs. “Deze witte zaal is als een blanco schilderspalet waar je zelf vorm en kleur aan kunt geven, ideaal voor een event.”
Lees meer
Computable-Awards-2023- expozaal Beatrix Theater Congres Jaarbeurs
Case

Computable Awards 2023: op culinaire ontdekkingstocht onze Expozaal

Hoe kan je een evenementenruimte voor je laten werken? Sander Hulsman, Chief Digital Content bij Koninklijke Jaarbeurs, vertelt hoe hij de Expozaal van het Beatrixgebouw optimaal benut tijdens de Computable Awards 2023. ‘De organisatie was een fantastische ontdekkingstocht!’
Lees meer
STRN
Case

Internationale hub voor de duurzaamheidstransitie

Eind augustus vult congrescentrum Jaarbeurs Media Plaza zich met honderden wetenschappers uit de hele wereld: politicologen, sociaal geografen, planologen, sociologen, innovatie-experts en vele andere promovendi, hoogleraren en universitair medewerkers. Het onderwerp: hoe kunnen we de...
Lees meer
Nationale Ondernemersprijs Jaarbeurs Auditorium
Case

De Nationale Ondernemersprijs brengt ondernemers bij elkaar in Jaarbeurs

Het mkb is de motor van de Nederlandse economie. Als je het De Ondernemer en ADR (Algemeen Dagblad en regionale titels van DPG Media) vraagt, verdienen deze bedrijven een podium. Daarom bedachten ze een prestigieuze prijs om de belangrijkste mkb-ondernemingen te eren: de Nationale Ondernemersprijs. Robert van den Ham, Director Content & Creatie van De Ondernemer: ‘Voor een eerste editie klopte het aan alle kanten!’
Lees meer
Vuurspuwer KamaSutra beurs Jaarbeurs
Case

Huismussen en paradijsvogels: De KamaSutrA

Wie is er nog nooit in Koninklijke Jaarbeurs geweest? Van een dance event tot de Dutch Health Week, van deelnemen aan een duurzaamheidscongres tot het bezoeken van een beurs voor honden- en kattenliefhebbers: iedereen heeft wel eens een reden gehad om langs te komen. Toch is er een evenement dat...
Lees meer